Externes versus internes Outsourcing – Unterschiede und Vorteile

Was ist internes Outsourcing?

Beim Outsourcing geht es allgemein um die Verlagerung von Aufgaben und Prozessen, die in einem Unternehmen anfallen. Grundsätzlich gibt es die Varianten externes und internes Outsourcing.

Das interne Outsourcing ist eine Ausgliederung, die innerhalb des eigenen Unternehmens oder der Unternehmensgruppe stattfindet. Häufig übernimmt eine Tochtergesellschaft die Aufgaben. Diese kann bereits bestehen oder zum Zweck der Ausgliederung gegründet werden. Die Ausgliederung kann auch an einen nur organisatorisch abgegrenzten Bereich erfolgen, der rechtlich zum Unternehmen gehört. Ein Beispiel für internes Outsourcing ist die Übernahme der gesamten Konzern-Logistik durch eine Tochtergesellschaft. In der Praxis ist oft zu beobachten, dass aus einer Ausgliederung im Laufe der Zeit eine Auslagerung wird. 

In Konzernen kommt es neben der Funktionsverlagerung auch zu einer Übertragung des Vermögens. Das outsourcende Unternehmen behält seinen Einfluss und die Kontrolle. Beliebt ist die Gründung einer neuen Firma, bei der das ursprüngliche Unternehmen mehr als die Hälfte der Anteile besitzt.

Internes Outsourcing an ein Profit Center

Ein Profit Center ist ein organisatorischer Unternehmensteil, für den Sie einen eigenen Periodenerfolg ermitteln. Das Profit Center entsteht beispielsweise aus einer Spartenorganisation. Die Sparten sind selbstständige Einheiten.

Ziel ist, dass ein Profit Center denkt und handelt wie ein eigenes Unternehmen. Es trägt bis zu einem gewissen Grad die Verantwortung, während der Einfluss des Ursprungsunternehmens weitgehend erhalten bleibt. Diese Variante bietet sich beim internen Outsourcing an.

Welche Vorteile hat internes Outsourcing?

Ein wesentlicher Vorteil ist der direkte Einfluss, den das outsourcende Unternehmen auf den internen Outsourcing-Partner hat. Die Gefahr des Kontrollverlusts ist gering. Darüber hinaus schonen Sie durch die Ausgliederung wichtige Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft. Auf diese Weise können Sie Kosten sparen und die Produktivität erhöhen. Letztendlich führen diese Schritte zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit. 

Ein Pluspunkt des internen Outsourcings ist, dass die Leistungen individuell an die Bedürfnisse anpassbar sind. Die Zusammenarbeit ist flexibel. Das ist bei der internen Variante meist leichter möglich als beim externen Outsourcing.

Was ist externes Outsourcing?

Externes Outsourcing ist die Auslagerung von Aufgaben und Prozessen an außenstehende Unternehmen. Diese sind rechtlich und wirtschaftlich selbstständig. Ein Beispiel ist das Outsourcen der Logistik an eine Spedition. 

Diese Variante ist ideal, wenn Sie keinen dauerhaften Bedarf haben. Sie können die jeweiligen Aufgaben bedarfsgerecht nur für einen bestimmten Zeitraum auslagern. So brauchen Sie nicht das ganze Jahr einen qualifizierten Mitarbeiter bereitstellen für eine Aufgabe, die nur ab und zu anfällt. Externes Outsourcing ist sinnvoll, wenn der Outsourcing-Partner

• günstiger ist,
• besser qualifiziert ist und/oder
• spontan freie Kapazitäten hat.

Das externe Outsourcing ist im IT-Bereich verbreitet. Nicht jedes Unternehmen hat genügend freie Kapazitäten, um mit den wachsenden Anforderungen im IT-Bereich Schritt zu halten. Im Gegensatz dazu kennt sich ein externer IT-Dienstleister immer mit den aktuellen Entwicklungen aus. Auch im Finanzsektor ist Outsourcing möglich. Das Forderungsmanagement ist bestens für das externe Outsourcing geeignet. Es verbraucht im Unternehmen viele Ressourcen, die Sie sinnvoller nutzen können. Als Experte mit langjähriger Erfahrung unterstützen wir Sie gerne bei Ihrem Forderungsmanagement.

Welche Vorteile hat externes Outsourcing?

Durch ein geschicktes externes Outsourcing können Sie Kosten senken. Sie erhöhen die Produktivität. Ihre Mitarbeiter konzentrieren sich auf die Kernaufgaben. Das steigert die Motivation und somit auch die Effizienz. 

Ein externer Dienstleister ist auf seine Leistung spezialisiert, während diese Aufgaben in Ihrem Unternehmen eine nebensächliche Funktion haben. Der Experte kann deshalb in diesem Bereich eine höhere Qualität bieten. Eine Spedition liefert schneller und ein Callcenter kann in kurzer Zeit mehr Kunden betreuen, als es Ihnen möglich ist. 

Externes Outsourcing hilft dabei, die Komplexität im Unternehmen zu reduzieren. Die outgesourcten Bereiche erfordern weniger Aufmerksamkeit des Managements. Zudem schont die Auslagerung Ihre Liquidität. 

Sie müssen lediglich den Dienstleister für seine Leistungen bezahlen, aber keine eigenen Investitionen tätigen. Diese wären hingegen erforderlich, wenn Sie für die interne Erledigung der Aufgabe spezielle Technik kaufen oder Fachwissen aufbauen müssten. Auch die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter wären Kostenfaktoren, die beim externen Outsourcing entfallen. 

In vielen Bereichen ist sowohl externes als auch internes Outsourcing möglich. Das trifft zum Beispiel auf den Kundenservice zu. Wenn Sie ein Kundencenter gründen, handelt es sich um internes Outsourcing. Beauftragen Sie mit der Betreuung Ihrer Kunden ein unabhängiges Unternehmen, ist es externes Outsourcing.

Diese Fehler sollten Sie beim Outsourcing vermeiden

Wichtig ist, dass Sie keine Kernkompetenzen auslagern. Ein Autohersteller sollte nicht die Entwicklung eines neuen Modells aus der Hand geben. Geschäftsgeheimnisse und Patente sollten in Ihrem Unternehmen bleiben. Für das Outsourcing eignen sich nur unterstützende Unternehmensfunktionen wie die Buchhaltung oder das Forderungsmanagement.

Die Dauer des Outsourcings ist ein entscheidender Punkt, über den Sie sich vorher Gedanken machen sollten. Ist es sinnvoll, die Aufgabe nur für einen kurzen Zeitraum auszulagern? Streben Sie eine längere Outsourcing-Partnerschaft an? 

Definieren Sie die Aufgaben und Bereiche klar. Formulieren Sie, auf was sich die Auslagerung bezieht. Grenzen Sie ab, welche Aufgaben im eigenen Haus bleiben. Vermeiden Sie unklare Absprachen und gestalten Sie transparente Verträge, die alle Rechte und Pflichten eindeutig regeln.

Wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt, ist Outtasking oft die bessere Wahl. Dabei handelt es sich um eine besondere Form des Outsourcings. Hierbei übergeben Sie einzelne Aufgaben nur für kurze Zeit an einen externen Dienstleister. So können Sie Engpässe ausgleichen und finanzielle Verluste vermeiden. 

Die Schnittstellen zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcing-Partner sollten sicher sein und einwandfrei funktionieren. Dafür sollten Sie vor dem Beginn der Auslagerung sorgen. Es betrifft unter anderem Ihre Software, die Rechnungs- und Lieferdaten oder die Übergabe der Ware an einen Logistikdienstleister. 

Vor allem bei vertraulichen und datenschutzrechtlich kritischen Daten sollten Sie Vorsicht walten lassen!