So leiten Sie ein Inkassoverfahren ein

Inkasso: Ablauf des Verfahrens im Überblick

Wenn Sie ein Inkassoverfahren einleiten möchten, sollten Sie sich vorher mit dem korrekten Ablauf vertraut machen. Das Verfahren besteht in der Regel aus vier Phasen. Diese sind:

• Vorgerichtliches Inkassoverfahren
• Gerichtliches Mahnverfahren
• Nachgerichtliches Inkassoverfahren
• Überwachungsverfahren

Die ersten Schritte finden ohne die Beteiligung eines Gerichts statt. Das vorgerichtliche Inkassoverfahren beinhaltet die Bonitätsprüfung über eine Schufa-Auskunft und das Schuldnerverzeichnis. In dieser Phase erhält der Konsument Zahlungsaufforderungen und Mahnschreiben. Die Kommunikation kann schriftlich und telefonisch ablaufen.

Beim gerichtlichen Mahnverfahren kommt es zu einem Vollstreckungsbescheid. Der Konsument hat die Möglichkeit, dagegen Widerspruch einzulegen. Während des nachgerichtlichen Inkassoverfahrens finden Vermögensprüfungen, Zwangsvollstreckungs- und Pfändungsmaßnahmen statt. Eine Vermögensauskunft des Konsumenten oder ein Haftbefehl gegen ihn sind möglich.

Im anschließenden Überwachungsverfahren erfolgen regelmäßige Überprüfungen des Vermögens. Je nach Ergebnis der Prüfungen kann erneut ein nachgerichtliches Inkassoverfahren stattfinden. Auch diese Phase übernimmt das Inkassounternehmen für Sie.

So leiten Sie das Inkassoverfahren ein

Der einfachste Weg ist die Beauftragung eines Inkassounternehmens. Dieses berät Sie individuell und übernimmt alle Schritte des Inkassoverfahrens für Sie. Ihre Aufgabe ist es lediglich, die erforderlichen Daten und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Während des Verfahrens sollten Sie für Rückfragen bereitstehen.

Wenn Sie das Inkassoverfahren selbst durchführen möchten, dauert dies mehrere Monate. Sie brauchen geschulte Mitarbeiter, die mit säumigen Kunden kompetent kommunizieren, um so das beste Ergebnis für beide Seiten zu erreichen. Halten Sie alle Phasen des Inkassoverfahrens ein und beachten Sie die rechtlichen Bestimmungen. Vor dem Einleiten des Verfahrens sollten Sie sicherheitshalber die folgenden Punkte überprüfen:

1. Forderung: Prüfen Sie, ob Ihre Forderung berechtigt ist.
2. Mängel: Hat der Kunde sich beschwert oder Gewährleistungsmängel angemeldet? Dann ist Ihre Forderung eventuell noch nicht berechtigt. Klären Sie diesen Punkt, bevor Sie ein Inkassoverfahren einleiten.
3. Rechnung: Überprüfen Sie, ob Ihre Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt ist und den Vorschriften entspricht. Ist sie auch wirklich bei Ihrem Kunden angekommen? Fragen Sie nach und schicken Sie die Rechnung im Zweifelsfall erneut.

Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

In der Praxis ist es eine übliche Methode, vor einem Gerichtsverfahren drei Mahnstufen anzusetzen. Diese sind jedoch rechtlich nicht erforderlich. Wenn Sie Wert auf die Fortführung der Kundenbeziehung legen, sollten Sie vor weiteren Schritten fairerweise mindestens eine Mahnung schreiben.

Oft ist es sinnvoll, das Mahn- und Inkassoverfahren einem Experten zu überlassen. Dieser hat die nötige Erfahrung und verfügt über das Fingerspitzengefühl, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt sinnvoll sind. Im Idealfall führt ein Inkassoverfahren zum Erfolg, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten. Mit Profis an Ihrer Seite bekommen Sie Ihr Geld oft schneller, da Konsumenten von dem seriösen Auftreten eines Inkassounternehmens eingeschüchtert werden können.

Geht ein Inkasso ohne Mahnung?

In der Regel ist die Beauftragung eines Inkassoverfahrens erst möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Forderung ihre Berechtigung hat. Ausführliche Informationen über die Voraussetzungen für ein Inkassoverfahren können Sie in diesem Artikel nachlesen. Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, ist auch Inkasso ohne Mahnung möglich. 

Wann ist Inkasso ohne Mahnung möglich?

Die Voraussetzung hierfür ist eine konkrete Zahlungsvereinbarung, die auf der Rechnung oder im Vertrag zu finden ist. Hat der Kunde bis zu diesem Termin nicht gezahlt, befindet er sich im Verzug. In diesem Fall können Sie ein Inkassounternehmen beauftragen und ein Inkassoverfahren einleiten.

Wenn Sie keine konkrete Zahlungsvereinbarung mit Ihrem Kunden getroffen haben, gilt in der Regel die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Auf diese Frist sollten Sie Ihren Kunden zu Beginn oder in der Rechnung hinweisen. Dann gerät er nach Ablauf der 30 Tage in Verzug und Sie können ohne Mahnung ein Inkassoverfahren einleiten. Haben Sie Ihren Kunden nicht auf die Zahlungsfrist hingewiesen, sollten Sie am besten zunächst eine Mahnung schicken. Erst dann sind weitere Schritte wie ein gerichtliches Mahnverfahren sinnvoll.

Gut zu wissen:
Die gesetzliche Zahlungsfrist ist in § 286 Abs. 3 BGB geregelt. Sie beträgt aktuell 30 Tage.

Wer bezahlt beim Inkasso ohne Mahnung?

Auch bei diesem Inkasso gelten die allgemeinen Regelungen: Der säumige Kunde muss die Inkassokosten übernehmen. Diese richten sich nach dem Verlauf des Verfahrens und stehen als Nebenforderung auf der Rechnung an den Konsumenten. Die Hauptforderung ist die offene Forderung, wegen der das Inkassoverfahren läuft. Für optionale Zusatzleistungen des Inkassounternehmens können weitere Kosten hinzukommen. Klären Sie vor der Beauftragung ab, wer hierfür aufkommen muss.

So leiten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Für das gerichtliche Mahnverfahren ist das jeweilige Amtsgericht zuständig. Der Antrag muss dem Gericht schriftlich zugehen. Das Formular zum Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens muss vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt sein. Es sind unter anderem die folgenden Angaben nötig:

• Antragsteller mit vollständiger Anschrift
• Antragsgegner mit vollständiger Anschrift
• Höhe der offenen Forderung
• Fälligkeitsdaten von Rechnungen und Mahnungen

Das Ausfüllen des Formulars ist nicht ganz einfach. Es erfordert viel Sorgfalt und Zeit. Wenn Sie ein professionelles Inkassounternehmen mit dem Inkassoverfahren beauftragt haben, übernimmt dieses selbstverständlich auch die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. So können Sie die gewonnene Zeit für Ihre eigentliche Geschäftstätigkeit nutzen.