Inkassounternehmen beauftragen: Auf diese 11 Dinge sollten Sie achten

Das ist wichtig, wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen

Mithilfe eines Inkasso-Experten stehen Ihre Chancen gut, dass Sie das Geld von Ihrem Kunden einziehen können. Damit die Zusammenarbeit erfolgreich ist, sollten Sie zu Beginn wichtige Faktoren bedenken. Welche das sind, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. 

1. Höhe der Forderungen 

Grundsätzlich ist die Höhe der offenen Rechnungen unerheblich. Sie können also auch ein Inkassoverfahren einleiten, wenn es sich nur um eine kleine Summe handelt. In diesem Fall sollten Sie allerdings gut überlegen, ob es sich lohnt. Stehen Aufwand und Nutzen im Verhältnis? Bei großen Summen ist ein Inkassoverfahren oft der richtige Schritt.

2. Zukünftige Zusammenarbeit

Beziehen Sie in Ihre Überlegungen ein, ob Sie sich mit Ihrem säumigen Kunden eine weitere Zusammenarbeit wünschen. Handelt es sich um einen Stammkunden, der nur ausnahmsweise Zahlungsschwierigkeiten hat? Möchten Sie in Zukunft mit ihm zusammenarbeiten? Dann sollten Sie dieses dem Inkassounternehmen mitteilen, damit die Kommunikation mit dem Kunden in diese Richtung abzielt. In diesem Fall ist eine Lösung sinnvoll, die für Klarheit sorgt und Ihre Geschäftsbeziehung nicht gefährdet. 

Hat der Kunde schon öfter nicht gezahlt? Möchten Sie die Zusammenarbeit mit ihm sowieso beenden? Geht es um einen großen Betrag? Dann können Sie gleich zu Beginn strengere Maßnahmen ergreifen, um schnellstmöglich Ihr Geld zu bekommen – ohne dabei Ihr Image zu gefährden. Ein erfahrener Inkasso-Experte berät Sie, welche Vorgehensweise für Sie richtig ist.

3. Voraussetzungen für Inkassoverfahren

Bevor Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, sollten Sie sich mit den Voraussetzungen auseinandersetzen. Überprüfen Sie genau, ob diese in Ihrem konkreten Fall erfüllt sind. Ansonsten ist die Beauftragung eines professionelles Inkassounternehmens zu diesem Zeitpunkt noch nicht möglich. 

Die erste Voraussetzung ist, dass die Forderung berechtigt ist. Darüber hinaus muss der Verzug bereits eingetreten sein: Ihr Kunde hat Ihre Zahlungsfrist nicht eingehalten oder sich nicht an die gesetzliche Frist gehalten. Diese beträgt nach § 286 Abs. 3 BGB aktuell 30 Tage. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Kunde auch Ihre Mahnungen ignoriert hat. Danach beginnt das Inkassoverfahren.

4. Seriöses Inkassounternehmen

Da ein Inkassounternehmen in Ihrem Namen handelt, sollten Sie Wert auf ein professionelles und seriöses Unternehmen legen. Dieses erkennen Sie an der Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister. Schauen Sie sich die Expertise des Inkassounternehmens an.

Gut zu wissen:
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5. Persönlicher Ansprechpartner

Ein wichtiges Qualitätsmerkmal eines Inkassounternehmens ist, dass Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung steht. Dieser nimmt sich Zeit für Sie, kennt sich in Ihrer Branche aus und bietet Ihnen eine individuelle Beratung. Sie können sich bei jeglichen Fragen oder Problemen an den jeweiligen Ansprechpartner widmen.

6. Transparenz

Ein professionelles Inkassounternehmen garantiert Ihnen Transparenz. Das gilt sowohl für die Beratungsgespräche als auch für den Ablauf des Inkassoverfahrens. Ein Inkasso-Experte teilt Ihnen seine Einschätzung für den Erfolg des Verfahrens mit und informiert Sie über den aktuellen Stand. Sie bekommen jederzeit Infos zu Ihrem Fall.

7. Abstimmung der Maßnahmen 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Abstimmung der Inkasso-Maßnahmen. Das Inkassounternehmen bespricht im Vorfeld mit Ihnen, welche Maßnahmen in Ihrem konkreten Fall möglich und sinnvoll sind. Während des Inkassoverfahrens sind oft kurzfristige Entscheidungen über die weitere Vorgehensweise erforderlich. Diese hängen vor allem von den Reaktionen des säumigen Kunden ab.

8. Inkassofälle im Ausland 

Wer Kunden im Ausland hat und von diesen Forderungen einziehen möchten, sollte für das Auslandsinkasso ein international arbeitendes Inkassounternehmen beauftragen. Klären Sie vor der Beauftragung ab, ob ein Inkassoverfahren in dem betreffenden Land möglich ist. Schauen Sie sich die internationale Expertise des Inkassounternehmens an. 

9. Dauer des Inkassoverfahrens

Die Verfahrensdauer ist nur bedingt beeinflussbar, da diese vor allem von Fristen und den Reaktionen des Konsumenten abhängt. Dennoch sollten Sie zu Beginn klären, wie schnell das Inkassounternehmen mit den Maßnahmen des Inkassoverfahrens beginnen kann. Den zeitlichen Rahmen sollten Sie gemeinsam festlegen, wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen.

10. Erfolgsaussichten

Fragen Sie bei vor der Beauftragung nach den Aussichten auf Erfolg. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihr Geld vom Kunden bekommen? Ein Inkasso-Experte kann dieses aufgrund seiner Erfahrung bereits am Anfang einschätzen. Eine Garantie auf ein erfolgreiches Verfahren gibt es jedoch nicht: Selbst das professionellste Inkassoverfahren kann scheitern. In diesem Fall nennt der Experte den offenen Geldbetrag „uneinbringliche Forderungen“.

11. Kosten der Beauftragung

Wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen, entstehen Inkassogebühren. Diese können zum Teil auf den Kunden umgelegt werden . Besprechen Sie vor der Beauftragung mit dem Inkassounternehmen, ob durch optionale Leistungen zusätzliche Gebühren auf Sie selbst zukommen.  

Die Kosten für ein Inkassoverfahren sind in § 4 Abs. 5 des RDGEG geregelt. Grundsätzlich können Sie sich an den Gebühren orientieren, die auch ein Rechtsanwalt nimmt. Das Inkasso richtet sich nach der Rechtsanwaltsgebührentabelle.

Ansonsten richten sich die Kosten nach der Höhe der Forderungen, also nach dem Gegenstandswert. Zusatzkosten können entstehen, wenn es ein internationaler Fall ist und Fremdsprachenkenntnisse erforderlich sind. Wechselt der Konsument oft den Wohnort, kann es aufgrund der häufigen Adressermittlung ebenfalls zu höheren Kosten kommen. Auch ein langwieriger und komplizierter Schriftverkehr oder Außendienstbesuche können Zusatzkosten verursachen.   

Die Inkassokosten müssen auf der Rechnung für den Konsumenten aufgeführt sein. Sie sind die Nebenforderung, während der ursprüngliche offene Rechnungsbetrag die Hauptforderung ist. Auch eine Auslagenpauschale für entstandene Büro- und Portokosten ist üblich.