Inkasso: So läuft ein Inkassoverfahren ab

Was ist Inkasso?

Inkasso ist ein Begriff aus dem Debitorenmanagement eines Unternehmens. Er bedeutet übersetzt „Geld einziehen“. Wir möchten Ihnen den Begriff Inkasso gerne an einem Beispiel erläutern:

Ein Kunde bestellt bei Ihnen Waren zu einem Preis von 5.000 Euro. Sie liefern Ihre Ware pünktlich und schicken dem Kunden eine Rechnung über den vorher vereinbarten Betrag. Das Zahlungsziel zum Begleichen der Forderungen beträgt vier Wochen.

Ihr Kunde bezahlt nicht innerhalb dieser vier Wochen. Sie müssen ein Mahnverfahren eröffnen. Selbst auf Mahnungen reagiert der Kunde nicht und Sie haben Ihr Geld auch Wochen später noch nicht auf dem Konto. In diesem Fall müssen Sie zu stärkeren Maßnahmen greifen.

Dieser Prozess beziehungsweise dieses Verfahren heißt im Wirtschafts- und Finanzsektor Inkasso. Das Inkassoverfahren umfasst alle Maßnahmen zum Einziehen offener Forderungen gegenüber dem Konsumenten. Hierzu gehören sowohl vorgerichtliche Schritte als auch das gerichtliche Mahnverfahren, das bis zur Zwangsvollstreckung reichen kann. Auch die Sicherung und Kontrolle von bereits titulierten Forderungen zählen zum Inkasso.

Was ist ein Inkassounternehmen?

Ein Inkassounternehmen hat sich auf das Eintreiben von offenen Forderungen spezialisiert. Es unterstützt Sie dabei, von Ihren Kunden das Ihnen zustehende Geld zu erhalten. Eine andere Bezeichnung für das Inkassounternehmen ist Inkassobüro.

Der Geschäftsführer eines seriösen Inkassounternehmens besitzt einen Befähigungsnachweis und eine Berechtigung zum Betreiben eines Gewerbes. Das Unternehmen ist häufig eine Kapital- oder Personengesellschaft. Es kann auch ein Einzelunternehmen sein.

Das Inkassounternehmen führt in Ihrem Auftrag die Korrespondenz mit dem Konsumenten. Es fordert ihn zum Beispiel auf, die offenen Rechnungen zu bezahlen oder eine Ratenvereinbarung zu treffen. Zwischen Ihnen und dem Inkassobüro entsteht eine vertragliche beziehungsweise privatrechtliche Rechtsbeziehung. Der Konsument und das Inkassounternehmen stehen zunächst in keiner vertraglichen Beziehung zueinander.

Kann auch eine Privatperson ein Inkassounternehmen beauftragen?

Offene Forderungen durch ein Inkassobüro eintreiben zu lassen, ist im gewerblichen Bereich üblich. Sowohl große Konzerne und Handwerksbetriebe als auch Inhaber von Onlineshops können sich zu dieser Vorgehensweise entschließen. Was viele Menschen nicht wissen: Auch Privatpersonen dürfen diesen Schritt gehen, wenn sie ihr Geld nicht bekommen.

Die Voraussetzung für die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist, dass die betreffende Forderung gerechtfertigt ist. Sie müssen dieses schriftlich nachweisen können, zum Beispiel durch das Vorlegen eines unterschriebenen Vertrags und einer Rechnung. So belegen Sie die Rechtmäßigkeit der Forderung, die Sie durch das Inkassoverfahren eintreiben möchten.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens ist erst möglich, wenn der Konsument tatsächlich in Zahlungsverzug geraten ist. Auch, wenn Sie berechtigte Zweifel an der Zahlungsfähigkeit des Kunden haben, kann ein Verfahren nicht vor Zahlungsausfall eingeleitet werden.

Wann ist ein Inkassoverfahren sinnvoll?

Wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat, sollten Sie zunächst selbst das Gespräch suchen und eine gütliche Einigung anstreben. Das ist für alle Beteiligten angenehmer. So haben Sie auch die Chance, dass die Kundenbeziehung nicht nachhaltig geschädigt wird. Kommt dann keine Einigung zustande, sollten Sie über weitere Schritte nachdenken. Ein Inkassoverfahren ist in diesem Fall eine übliche Maßnahme, um die offenen Forderungen einzuziehen.

Wussten Sie schon?
Für die Eröffnung eines Inkassoverfahrens gibt es keinen Mindestbetrag an offenen Forderungen. Ihr Unternehmen hat schließlich selbst bei kleinen Rechnungsbeträgen eine Leistung erbracht, die der Kunde bezahlen muss.

Ab welcher Forderungshöhe sich ein Inkassoverfahren durch ein Inkassobüro lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab. Sind Sie eine Privatperson und ist der Rechnungsbetrag gering, rechnet sich der Aufwand für ein Inkassoverfahren oft nicht. Für ein Unternehmen mit nur wenigen zahlungsunwilligen oder zahlungsunfähigen Kunden kann es sinnvoller sein, das Geld selbst einzutreiben.

Sind jedoch häufige und umfangreiche Mahnverfahren zu erwarten, ist die normale Buchhaltung in einem Unternehmen damit oft überlastet. Die für das Mahnverfahren benötigten Kapazitäten würden an anderer Stelle fehlen. In diesem Fall ist es meist hilfreich, ein professionelles Inkassounternehmen mit dem Inkassoverfahren zu beauftragen. Dieses verfügt über Erfahrung und Know-how, von dem Sie profitieren.

Welche Vorteile hat es, das Inkassoverfahren einem Experten zu überlassen?

In vielen Fällen ist es sinnvoll, das Inkassoverfahren outzusourcen. Wenn ein professionelles Inkassounternehmen beziehungsweise Inkassobüro diese Leistungen für Sie übernimmt, schonen Sie Ihre eigenen Ressourcen. Sie profitieren von den Effizienzvorteilen. Darüber hinaus erzielt ein Inkassounternehmen oft schneller Erfolge. So können Sie sich meist über eine schnellere Liquidität freuen, als wenn Sie sich selbst mit Ihrem Kunden auseinandersetzen.

Ein Inkasso-Experte weist in der Regel langjährige Erfahrung in diesem Bereich auf. Er weiß, worauf es bei der Kommunikation mit den Kunden ankommt. Ein seriöser Anbieter passt die Inkasso-Leistungen je nach Bedarf individuell an Ihre Situation an. Er kennt die genauen rechtlichen Bestimmungen und hat einen besseren Überblick, welche Maßnahmen sich in der Vergangenheit bei ähnlichen Kunden bereits bewährt haben.    

Wer bezahlt das Inkassoverfahren?
Der Konsument ist verpflichtet, die gesetzlich geregelten Kosten für das Inkassoverfahren zu tragen. Es ist möglich, darüber hinaus weitere Leistungen zu vereinbaren. Diese muss der Gläubiger bezahlen. Klären Sie allerdings vorher mit dem Inkassounternehmen ab, wer im Falle eines erfolglosen Inkassoverfahrens die Kosten übernehmen muss.

Vor der Beauftragung eines Inkassounternehmens sollten Sie bedenken, dass ein solcher Schritt die Kundenbeziehung stören oder beenden kann. Möchten Sie mit dem zahlungsunwilligen oder unfähigen Kunden in Zukunft nicht mehr zusammenarbeiten, ist dieses nicht schlimm – solange Ihre öffentliche Reputation nicht darunter leidet. Wenn Sie sich eine künftige Kundenbeziehung nach Begleichung der Rechnung dennoch vorstellen können, sollten Sie besonders behutsam und mit viel Einfühlvermögen vorgehen – auch hier hat ein Inkassounternehmen meist viel Expertise. Die individuelle Kundenansprache ist eine wichtige, aber oft unterschätzte Inkassodienstleistung.

Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?

Die Dauer dieses Verfahrens ist individuell und oft nicht vorhersagbar. Sie hängt vor allem davon ab, wie schnell der Konsument zahlen kann und will. Manchmal reicht es aus, einen qualifizierten Inkasso-Brief zu versenden.

Auf diese Weise erfährt der Schuldner von den möglichen Konsequenzen des Inkassoverfahrens. In vielen Fällen greift erst eine der weiteren Maßnahmen, bis zur Konto- oder Vermögenspfändung. Das Verfahren kann also von wenigen Wochen bis zu vielen Monaten dauern.

In welchem Zusammenhang stehen Inkasso und Schufa?

Die Abkürzung Schufa steht für: Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung. Diese sammelt Informationen über das Zahlungsverhalten von natürlichen und juristischen Personen. Es erfolgt eine Verarbeitung der Daten zu einem Score-Wert. Ein Inkassounternehmen hat die Möglichkeit, Daten bei der Schufa anzufragen und so die Bonität des Konsumenten zu prüfen. Dieses geschieht im Vorfeld, erst danach folgen Inkasso-Maßnahmen.

Welche Konsequenzen hat dieses für den Konsumenten? Bekommt er einen Inkasso-Brief, hat er noch keine Konsequenzen bezüglich eines Schufa-Eintrags zu befürchten. Erhält er allerdings einen Mahnbescheid, löst dieser Schritt einen Eintrag in die Schufa aus.

So läuft ein Inkassoverfahren ab

Ein Inkassoverfahren ist möglich, sobald eine unbestrittene und überfällige Forderung vorliegt. Wenn Sie das Inkassoverfahren einem erfahrenen Profi überlassen möchten, folgt dieses grundsätzlich einem vorgeschriebenen Muster. Ein Experte berät Sie jedoch individuell, welche Maßnahmen bei Ihrem Kunden möglich und ökonomisch sinnvoll sind.

Teilweise sind auch Vereinbarungen möglich, nach denen Sie einzelne Schritte des Inkassoverfahrens auf Wunsch selbst übernehmen können.

Das Verfahren gliedert sich in der Regel in vier Phasen. Diese sind:

Vorgerichtliches Inkassoverfahren

Im ersten Schritt führt das Inkassounternehmen ein vorgerichtliches Verfahren durch. Zunächst erfolgt die Aufnahme des Inkassoauftrags in die interne Datenbank. Es folgen die Prüfung der Rechnung und der Bonität des Konsumenten mithilfe des Verzeichnisses beziehungsweise der Schufa-Auskunft.

Das Inkassobüro nimmt schriftlich mit dem Konsumenten Kontakt auf. Dieses geschieht in der Regel in Form einer erneuten Zahlungsaufforderung oder eines Mahnschreibens. In diesem steht eine Zahlungsfrist, die der Konsument einhalten muss. Geht die Zahlung nicht innerhalb der Frist ein, folgt ein persönlicher Kontaktaufnahmeversuch durch einen Mitarbeiter des Inkassobüros.

Dieses Gespräch soll klären, warum der Konsument seine Rechnung nicht beglichen hat. In vielen Fällen kommt es zur Vereinbarung einer Ratenzahlung. Das Inkassounternehmen überwacht in der folgenden Zeit, ob der Konsument die Raten tatsächlich zahlt. Wenn die Maßnahmen des vorgerichtlichen Inkassoverfahrens keinen Erfolg zeigen, beginnt die nächste Stufe.

Gerichtliches Mahnverfahren

In Absprache mit Ihnen leitet das Inkassounternehmen als zweiten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren gegen den Konsumenten ein. Es reicht beim Gericht einen Antrag auf Erlass eines Mahn- und Vollstreckungsbescheids ein. Der Konsument hat die Möglichkeit, einen Ein- bzw. Widerspruch einzulegen. Das Inkassobüro informiert Sie regelmäßig über den Fortschritt des gerichtlichen Mahnverfahrens.

Legt der Konsument innerhalb der Frist keinen Widerspruch ein, gilt der eingereichte Antrag des Inkassobüros und der Vollstreckungsbescheid wird zugestellt. Damit ist das gerichtliche Mahnverfahren in diesem Fall beendet.

Schwieriger ist es, wenn Widerspruch eingelegt wird. Dann können Sie sich überlegen, ob Sie im nächsten Schritt ein streitiges Gerichtsverfahren einleiten möchten. Hierfür müssen Sie einen Rechtsanwalt beauftragen. Das Inkassounternehmen steht Ihnen hierbei zur Seite. 

Nachgerichtliches Inkassoverfahren

Die dritte Phase ist das nachgerichtliche Inkassoverfahren. Hierzu gehören ein Zwangsvollstreckungsverfahren und Maßnahmen zur Pfändung. Das Inkassounternehmen leitet die Pfändung sämtlicher Vermögenswerte ein, die bereits bekannt und pfändbar sind.

Darüber hinaus gibt es eine Prüfung, ob weiteres Vermögen vorhanden ist. Die Prüfung kann zum Beispiel durch die Einsicht von Grundbuchauszügen erfolgen. Je nach Ergebnis der Vermögensprüfung kann das Inkassounternehmen fordern, dass der Konsument eine Vermögensauskunft (früher: eidesstattliche Erklärung oder Offenbahrungseid) abgibt. In Einzelfällen kann es auch den Erlass eines Haftbefehls beantragen. Das nachgerichtliche Inkassoverfahren ist beendet, wenn eine oder mehrere der folgenden Situationen eintreten:

• Abgabe der eidesstattlichen Versicherung
• Schuldner ist unbekannt verzogen
• Entscheidung über Insolvenzverfahren

Vollstreckungsmaßnahmen führen oft zu höheren Kosten. Deshalb ist es im Interesse des Konsumenten, dieses Verfahren zu verhindern und die offene Rechnung zu bezahlen.

Überwachungsverfahren

Die letzte Stufe ist die Phase der (finanziellen) Überwachung und Überprüfung. Diese übernimmt das Inkassounternehmen. Die Maßnahmen sind erforderlich, wenn die Forderungen

• noch nicht erfüllt sind,
• nur teilweise beglichen sind oder
• bereits tituliert sind.

Im Rahmen des Überwachungsverfahrens erfolgt eine regelmäßige Prüfung der Vermögensverhältnisse des Konsumenten. In dieser Phase ist auch eine erneute Einleitung des nachgerichtlichen Inkassoverfahrens möglich.

Schon gewusst?
Titulierte Forderungen verjähren laut § 97 Abs.1 BGB erst nach 30 Jahren. Die Vollstreckung ist also 30 Jahre möglich.

Kann ein Inkassoverfahren scheitern?

Wenn Sie ein seriöses und erfahrenes Inkassounternehmen beauftragen, haben Sie sehr gute Chancen auf ein erfolgreiches Inkassoverfahren. Mit der Hilfe eines Experten ist es oft leichter, den säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Allein das professionelle Auftreten eines Inkassoexperten motiviert viele Konsumenten, die einen drohenden Gerichtsprozess vermeiden möchten.

Allerdings gibt es keine Garantie dafür, dass ein Inkassoverfahren immer Erfolg hat. Selbst das professionellste Verfahren kann scheitern. Bleiben die offenen Rechnungen trotz sämtlicher Inkasso-Maßnahmen unbezahlt, bezeichnet der Experte diese als „uneinbringliche Forderungen“.

Wann ist eine Forderung uneinbringlich?

Scheitert das Inkassoverfahren, entstehen uneinbringliche Forderungen. Dann haben Sie nur noch die Möglichkeit, diese auszubuchen. Forderungen sind in der Regel uneinbringlich, wenn der Konsument verstorben ist und keinen Rechtsnachfolger hat. Auch eine nachweisliche Zahlungsunfähigkeit samt Vermögensnachweis führt zu einer uneinbringlichen Forderung.

Ein weiterer Grund für das Scheitern eines Inkassoverfahrens ist, wenn der Aufenthaltsort des Konsumenten unbekannt ist. Zudem sorgen ergebnislose Zwangsvollstreckungsmaßnahmen dafür, dass die Forderungen zuletzt uneinbringlich sind. Dasselbe gilt bei einem Insolvenzverfahren mangels Masse. Nach Ablauf der Verjährungsfrist von 30 Jahren gehen die offenen Forderungen ebenfalls in den Status „uneinbringlich“ über.

Eine wichtige Info für die Gläubiger: Sie müssen dem Finanzamt gegenüber belegen können, dass die betreffenden Forderungen uneinbringlich sind.

Uneinbringliche Forderungen sind sowohl für Ihr Unternehmen als auch für das Inkassounternehmen ein schlechtes Szenario. Deshalb setzen die Inkasso-Experten alles daran, zunächst eine konstruktive Kommunikation mit dem Konsumenten aufzubauen. Eine gütliche Einigung und Vereinbarungen von Ratenzahlungen sind der angestrebte Weg. Häufig ist es ratsam, dass auch Sie als Unternehmen sich für diese Lösungen öffnen. Ein späterer Erhalt des Geldes in Form von Raten ist besser, als der völlige Verzicht aufgrund uneinbringlicher Forderungen.