Forderungsmanagement
Wenn Kunden offenen Forderungen nicht fristgerecht nachkommen, kann ein Mahnverfahren eingeleitet werden. Hierbei wird zwischen dem außergerichtlichen Mahnverfahren (auch kaufmännisches Mahnverfahren) und dem gerichtlichen Mahnverfahren unterschieden.
Zahlungsrückstände und -ausfälle können die Liquidität von Unternehmen und Dienstleistern erheblich belasten. Um dies zu vermeiden, sollte ein Mahnverfahren früh genug eingeleitet werden.
Für ein gerichtliches Mahnverfahren müssen folgende Gegebenheiten nachgewiesen werden:
Geschäftskunden sind dabei nachweislich im Zahlungsverzug, wenn…
…nach Erhalt der Rechnung 30 Kalendertage verstrichen sind oder
…das in der Rechnung festgehaltene Zahlungsziel überschritten wurde oder
…bereits eine Zahlungserinnerung verschickt wurde.
Die erste Zahlungserinnerung gilt gleichzeitig als erste Mahnung. Es ist gängige Praxis, dass Unternehmen einen professionellen Inkasso-Dienstleister mit einem solchen außergerichtlichen Mahnverfahren beauftragen. Der Versand von Mahnschreiben und die Kommunikation mit dem Konsumenten werden dann vom externen Dienstleister übernommen. Hierzu gehört auch, die Gründe für den Zahlungsverzug nachzuvollziehen und mit dem Konsumenten individuelle Lösungen für den Rückzahlungsprozess zu vereinbaren. Kann keine Lösung erzielt werden, ist das gerichtliche Mahnverfahren die Ultima Ratio.
Da ein gerichtliches Mahnverfahren für den Konsumenten mit Unannehmlichkeiten und Zusatzkosten verbunden ist, soll es nach Möglichkeit abgewendet werden. Bei gescheiterter Kontaktaufnahme oder ausbleibender Einigung wird der Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragt. Die Möglichkeit der Zwangsvollstreckung wird nach Zustellung des Vollstreckungsbescheids vom Mahngericht geprüft.
Die Zwangsvollstreckung sollte immer der letzte Schritt im Mahnprozess sein. Außergerichtliche Lösungen sind zu bevorzugen, da sie zur Kundenerhaltung beitragen. Denkbar sind beispielsweise Ratenzahlungen oder die Verzinsung der offenen Posten.