Wie ein Mahnprozess aussehen kann

Ob man einem Kunden eine Mahnung schickt, hängt auch immer vom Kunden selbst und vom Verhältnis zu diesem ab. Langjährige Kunden, die scheinbar eine Rechnung vergessen haben, sollten dabei anders behandelt werden wie Kunden, die vielleicht schon öfter mit den Zahlungen auf sich haben warten lassen. Der ideale Mahnprozess kann also nicht pauschalisiert werden. Trotzdem einige Tipps für einen erfolgreichen Mahnprozess:

• Nachdem die Zahlungsfrist verstrichen ist, sollte eine freundliche Zahlungserinnerung mit erneuter Fristsetzung geschrieben.
• Passiert nach dieser Erinnerung noch nichts, folgt die erste Mahnung. Hier können bereits Mahngebühren berechnet werden. Die Zahlungsfrist sollte relativ kurz gehalten werden.
• Sollte auch dieses Zahlungsziel verstreichen, steht die letzte Mahnung an, die auch so kommuniziert werden sollte. Ein letztes, relativ kurzes Zahlungsziel mit dem Hinweis auf rechtliche Schritte sollte dieses Schreiben enthalten.
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Die zeitlichen Abstände im Mahnprozess

Wie die zeitlichen Abstände aussehen sollten, bleibt jedem selbst überlassen. Empfohlen wird, die Zahlungserinnerung zehn bis 14 Tage nach Fälligkeit zu senden, die erste Mahnung 20 bis 30 Tage danach. Die zweite Mahnung folgt 40 bis 50 Tage danach und – sofern es zu einer dritten Mahnung kommen sollte –folgt diese 60 Tage nach Fälligkeit. Danach folgen, 80 Tage nach Fälligkeit, die Weitergabe an ein Inkassounternehmen oder die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Wer sein Geld schneller benötigt, weil es sich beispielsweise um große Summen handelt, wählt entsprechend kürzere Zeiträume aus.