Inkassoschreiben erhalten — das ist nun zu tun

In Deutschland erhalten jährlich Millionen von Menschen Post von Inkassounternehmen. Oftmals handelt es sich um strittige oder unberechtigte Forderungen. Dennoch sollten die Schreiben nicht ignoriert werden. Denn ein Inkassoverfahren kann weitreichende Folgen haben, wie steigende Kosten, Schufa-Einträge und im Extremfall sogar Pfändungen.

Was ist also zu tun, wenn ein Inkassoschreiben im Briefkasten landet? Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt die richtige Vorgehensweise.

Inkassobrief was tun? 

Das Wichtigste ist es, Ruhe zu bewahren. Auch wenn ein Inkassoschreiben bedrohlich wirkt, besteht kein Grund zur Panik. Stattdessen sollten Sie die Angelegenheit sachlich analysieren und die Forderung auf ihre Berechtigung prüfen.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Suchen Sie in Ihren Unterlagen nach der Ursprungsrechnung, um zu kontrollieren, ob Sie die Forderung bereits beglichen haben.
• Vergleichen Sie die angegebene Kontonummer mit Ihren Kontoauszügen. Sollten Sie die Rechnung bezahlt haben, lässt sich das in der Regel anhand eines Überweisungsbelegs nachvollziehen.
• Prüfen Sie, ob die geforderte Summe korrekt berechnet wurde. Stimmen offener Rechnungsbetrag und Mahngebühren überein?
• Stellen Sie sicher, dass Sie die zugrundeliegende Ware oder Dienstleistung tatsächlich erhalten haben. Möglicherweise handelt es sich um eine Verwechslung.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Prüfung. Durchforsten Sie Ihre Unterlagen gründlich. Sollten Sie die Rechnung nicht finden, setzen Sie sich mit dem Vertragspartner in Verbindung und bitten um Übersendung einer Kopie.

Seriosität des Inkassounternehmens überprüfen

Als Nächstes sollten Sie die Seriosität des Inkassounternehmens unter die Lupe nehmen. Denn immer wieder schicken unseriöse Firmen betrügerische Inkassoschreiben, um Schuldner einzuschüchtern.

Um die Vertrauenswürdigkeit zu prüfen, beachten Sie Folgendes:

• Ist das Inkassounternehmen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen? Seriöse Firmen verfügen über eine Registrierung.
• Prüfen Sie auf korrekte Angaben im Impressum, insbesondere eine ladungsfähige Anschrift in Deutschland.
• Reagiert das Unternehmen auf Ihre Kontaktaufnahme? Ist das Unternehmen telefonisch und per E-Mail erreichbar.
• Enthält das Schreiben alle erforderlichen Pflichtangaben wie vollständige Adressdaten und den genauen Forderungsgrund? Fehlen wesentliche Bestandteile, kann das auf ein unseriöses Vorgehen hindeuten.

Wichtig ist, nicht nur den Absender zu prüfen, sondern auch den Auftraggeber. Denn Inkassounternehmen handeln oft nicht im eigenen Namen, sondern im Auftrag der ursprünglichen Gläubiger, etwa Energieversorger oder Telekommunikationsanbieter.

Verjährungsfristen beachten

Ein wichtiger Aspekt bei der Prüfung von Inkassoforderungen sind die gesetzlichen Verjährungsfristen. Die reguläre Verjährungsfrist für Forderungen beträgt in Deutschland drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. 

Beachten Sie jedoch, dass es Ausnahmen mit kürzeren oder längeren Verjährungsfristen gibt. Eine Verjährung kann u.a. durch die Einleitung eines Gerichtsverfahrens gehemmt werden.

Bei unberechtigter Forderung zügig Widerspruch einlegen

Nach sorgfältiger Prüfung steht fest: Die Forderung ist unbegründet. Was nun?

In diesem Fall sollten Sie zügig Widerspruch einlegen, um Ihre Position zu dokumentieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Formulieren Sie Ihren Widerspruch idealerweise per Einschreiben ggf, mit Rückschein.
• Fassen Sie die Sachlage kurz und prägnant zusammen. Erklären Sie, warum die Forderung Ihrer Meinung nach unberechtigt ist.
• Fordern Sie den Gläubiger auf, den offenen Betrag anhand von Unterlagen nachzuweisen. Setzen Sie eine Frist von etwa 14 Tagen.
• Fügen Sie Kopien wichtiger Dokumente bei, welche Ihre Position belegen. Das können etwa Zahlungsbelege oder Schriftwechsel mit dem ursprünglichen Vertragspartner sein.
• Bleiben Sie höflich, aber bestimmt. Vermeiden Sie Vorwürfe oder Anschuldigungen im Widerspruchsschreiben.

Ein fristgerechter und begründeter Widerspruch bringt das Inkassoverfahren in der Regel zum Stoppen. Wenn der Dienstleister nicht nachweisen kann, dass die Forderung zu Recht besteht, wird er diese an den Ursprungsgläubiger zurückgeben.

Bei korrekter Forderung zeitnahe Begleichung prüfen

Stellt sich nach eingehender Prüfung heraus, dass die Forderung berechtigt ist, bleibt nur die Bezahlung. Auch hier ist die Vorgehensweise entscheidend:

• Begleichen Sie den offenen Betrag zeitnah, um weitere Kosten oder Verzugszinsen zu vermeiden.
• Prüfen Sie die einzelnen Posten der Inkassorechnung. Ist die Gebührenhöhe angemessen und rechtlich zulässig?
• Achten Sie darauf, die Hauptforderung, aufgelaufene Zinsen sowie zulässige Kosten zu begleichen.
• Sie können eine Ratenzahlung anbieten, wenn Ihnen die Zahlung momentan nicht in einem Betrag möglich ist. Stellen Sie einen schriftlichen Tilgungsplan auf.
• Vermerken Sie beim Überweisen immer eine konkrete Zuordnung, etwa die Rechnungs- oder Vorgangsnummer bzw. das Aktenzeichen.
• Bewahren Sie den Zahlungsbeleg sorgfältig auf. Im Streitfall dient er als Nachweis der Erfüllung.

Zeitnahe Begleichung einer berechtigten Forderung ist meist der einfache Weg, um den Konflikt beizulegen. Allerdings sollten Sie keinesfalls vorschnell oder unter Druck zahlen. Nehmen Sie sich stets Zeit zur genauen Prüfung.

Enthält das Inkassoschreiben Drohungen? Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen.

Inkassounternehmen bauen mit ihren Schreiben oft Druck auf. Beispielsweise könnte im Mahnschreiben die Einschaltung eines Gerichtes oder des Gerichtsvollziehers angedroht werden.

Lassen Sie sich davon nicht verunsichern. Bleiben Sie standhaft und prüfen Sie, ob die jeweiligen Maßnahmen im konkreten Fall überhaupt zulässig wären.

Häufigste Drohszenarien und wie Sie reagieren sollten:

• Gerichtsvollzieher: Kann nur nach einem vollstreckbaren Titel, etwa einem Gerichtsurteil, einem Vollstreckungsbescheid oder notariellen Titel tätig werden.
• Mahnbescheid: Muss zunächst von einem Mahngericht erlassen und zugestellt werden. Hiergegen gibt es das Rechtsmittel des Widerspruchs.
• Kontopfändung: Ist nur bei vollstreckbaren Forderungen möglich. Es muss also ein Gerichtsurteil oder Vollstreckungsbescheid vorliegen. Kurzum: Drohungen sind kein Grund, aus Angst fälschlicherweise zu zahlen. Kennen Sie Ihre Rechte und bleiben Sie beharrlich!

Im Zweifel rechtzeitig professionellen Rat einholen

Trotz sorgfältiger Prüfung bleibt die Sachlage mitunter unklar. Insbesondere wenn juristische Fragen auftauchen, sollten Sie sich professionellen Beistand holen.

Mögliche Anlaufstellen sind:

• Rechtsanwalt: Kann über Erfolgsaussichten eines Widerspruchs beraten oder diesen formulieren. Ggf. eine Rechtsschutzversicherung nutzen.
• Verbraucherzentrale: Bietet kostenlose Erstberatung und Musterwidersprüche.
• Schuldnerberatung: Unterstützt bei Überprüfung der Forderung und Ausarbeiten des Widerspruchs.

Warten Sie nicht zu lange mit der Kontaktaufnahme. Je früher Sie Expertenrat einholen, desto besser können Sie Ihre Interessen wahren. 

Mit professioneller Hilfe lässt sich herausfinden, ob die Forderung rechtens ist und wie Sie sich am besten gegen unberechtigte Forderungen zur Wehr setzen. Das gibt Sicherheit im weiteren Vorgehen.

Vorsicht bei gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsbescheiden

Eine Sonderrolle kommt gerichtlichen Mahn- und Vollstreckungsbescheiden zu. Hierbei handelt es sich um ein einfaches und kostengünstiges Verfahren, mit dem Gläubiger ihre Forderungen durchsetzen können, anstatt Klage zu erheben. Legt der Schuldner hier Widerspruch bzw. Einspruch ein, geht es ins streitige Gerichtsverfahren über.

Daher gilt:

• Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid vom zuständigen Amtsgericht oder Mahngericht niemals ignorieren!
• Frist von 14 Tagen für Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid einhalten.
• Am besten direkt anwaltliche Hilfe hinzuziehen.
• Wichtig: Ausgefülltes Formular zurück ans Gericht senden.
• Keine Angst vor Gerichtsverfahren. Es wird genau geprüft.
• Auch möglich: Zahlung der unbestrittenen Teile zur Vermeidung des Verfahrens.

Anders als bei einem normalen Inkassoschreiben ist beim Mahnbescheid Vorsicht geboten. Hier drohen sonst rasch Vollstreckungsmaßnahmen. 

Fazit: Mit ruhigem Kopf und konsequentem Handeln

Ein Inkassoverfahren ist keine unabwendbare Katastrophe. Wenn Schuldner ihre Rechte kennen und besonnen vorgehen, lassen sich viele streitige Fälle außergerichtlich regeln. Zentrale Verhaltensregeln sind:

• Ruhe bewahren statt in Aktionismus zu verfallen
• Ursprungsrechnung und Inkassounternehmen gründlich prüfen
• Bei unklarer Lage zeitnah Expertenrat einholen
• Bei unberechtigten Forderungen mit fristgerechtem Widerspruch reagieren
• Sich nicht von Drohungen unter Druck setzen lassen
• Mahnbescheide vom Gericht immer ernst nehmen
• Mit kühlem Kopf und der gebotenen Vorsicht ist die Situation gut zu meistern

Bei konsequenter Anwendung dieser Prinzipien können Schuldner ihre Rechte wahren und ungerechtfertigte Zahlungsforderungen erfolgreich abwehren. 

Haben Sie Fragen zu einem Inkassoschreiben, das Sie von uns erhalten haben? 

Kontaktieren Sie uns oder lesen Sie mehr in unseren Leitfäden zum Schuldenmanagement. Wir finden in jedem Fall gemeinsam eine passende Lösung in Ihrem Sinne.