Tracing: Detektivarbeit im Forderungsmanagement 

Tracing wird im Forderungsmanagement immer dann eingesetzt, wenn ein säumiger Konsument über die herkömmlichen Kommunikationskanäle nicht oder nicht mehr erreicht werden kann. Effizientes Tracing setzt die Pflege eigener, umfangreicher Datenbestände voraus. Alternativ stehen professionelle Wirtschaftsauskunfteien zur Verfügung, die über vielfältige Möglichkeiten des Tracings verfügen.
 

Das Wichtigste in Kürze:

• Als Tracing wird die Ermittlung von Konsumenten bezeichnet, die unbekannt verzogen oder aus anderen Gründen nicht auffindbar sind.
• Wichtige Bezugsquellen für Tracing-Maßnahmen sind firmeneigene Datenbestände und die Datenbanken professioneller Wirtschaftsauskunfteien.
• Behördlicher Ansprechpartner zur Ermittlung von Konsumentendaten sind die Einwohnermeldeämter. Auskunft erhalten im Rahmen einer EMA-Anfrage nur Personen und Unternehmen, die ein berechtigtes, nachgewiesenes Interesse an den betreffenden Daten haben.

Mithilfe von Tracing Konsumenten finden

Die Ware wurde geliefert oder die Dienstleistung erbracht, doch die Begleichung der Rechnung lässt auf sich warten und ein freundlich gehaltenes, postalisch zugestelltes Erinnerungsschreiben kommt mit dem Vermerk „unbekannt verzogen“ zurück? Damit Sie als Leistungserbringer, der seine vertraglichen Verpflichtungen erfüllt hat, nicht auf einer offenen Forderung sitzen bleiben, sollten Sie spätestens jetzt über eine Adressermittlung nachdenken. Die Ermittlung der Anschrift nicht auffindbarer Konsumenten wird auch als Tracing bezeichnet und ist ein fester Bestandteil des Forderungsmanagements.

Tracing wird im Geschäftsverkehr zu ganz unterschiedlichen Zwecken erfolgreich eingesetzt:

• bereits bestellte Ware kann nicht zugestellt werden
• Rechnungen und Erinnerungsschreiben kommen mit dem Vermerk „nicht zustellbar“ zurück
• postalische Rückläufer mit dem Vermerk „unbekannt verzogen“
• vorbereitende Maßnahmen vor dem Versand hochwertigen Werbematerials

Im Forderungsmanagement sind Tracing-Maßnahmen vor allem zur Ermittlung nicht mehr auffindbarer Konsumenten interessant, die mit ihren Zahlungen in Verzug geraten sind.

Kostenfaktor Tracing

Durch die Ermittlung der Adressdaten nicht auffindbarer Konsumenten können Ihnen als Gläubiger hohe Kosten entstehen. Dies gilt insbesondere für diejenigen Fälle, in denen zunächst zeit- und arbeitsintensive Kontaktversuche stattgefunden haben. Hier summieren sich die Kosten für Mahn-Anrufe und -schreiben zu den Kosten für das Tracing.

Tipp:
Wenn Sie hochwertige Produkte oder Dienstleistungen anbieten, können proaktive Tracing-Maßnahmen zur Kostenersparnis beitragen. Stellt sich heraus, dass ein Kunde mit gezinkten Karten spielt und falsche Adressdaten verwendet, können Sie als Leistungserbringer bereits im Stadium der Geschäftsanbahnung von einem Abschluss Abstand nehmen.

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Umfangreiche Datenbanken helfen, Tracing-Kosten zu senken
 

Die einfachste Stufe des Tracings ist die Abfrage von Konsumenten-Datenbanken. Dabei greifen Sie als Leistungserbringer entweder auf Ihren eigenen Datenbestand zu oder bieten eine professionelle Auskunftei um Mithilfe. Wirtschaftsauskunfteien haben Zugriff auf umfangreiche Datensammlungen, die sich aus den Konsumenten-Daten zahlreicher Großunternehmen wie Stromversorger oder IT-Dienstleister zusammensetzen. Große und qualitativ hochwertige Datenbestände, die sich aus einer hohen Zahl teilnehmender Firmen ergeben oder das Resultat langjähriger Aktivitäten im Bereich des Tracings sind, können die Kosten deutlich reduzieren. Werden die Dienste einer Wirtschaftsauskunftei als Routineinstrument bereits im Stadium der Geschäftsanbahnung eingesetzt, lassen sich sowohl Rückläufer als auch Forderungsausfälle aktiv verringern. Diese erste Stufe des Tracings ist in 30 bis 40 Prozent aller Anfragen erfolgreich. Die Ermittlung einer Anschrift über eine Datenabfrage ist in der Regel in einem bis maximal zwei Tagen erledigt. Wird eine Zuständigkeitsprüfung durchgeführt, kann sich der Tracing-Prozess über fünf Tage und mehr erstrecken.
 

Tracing über offizielle Stellen
 

Ergeben die Datenbestände der Wirtschaftsauskunfteien keine Hinweise auf den Verbleib eines säumigen Konsumenten, kann die Suche auf behördliche Daten ausgeweitet werden. In Deutschland gibt es etwa 5.400 Einwohnermeldeämter, die über sämtliche Anschriften in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich verfügen. Einwohnermeldeämter sind zur Auskunft über Personen verpflichtet, sobald ein berechtigtes Interesse seitens des Anfragenden besteht. Im Bereich des Forderungsmanagements liegt dann ein berechtigtes Interesse vor, wenn ein Konsument versäumt, seine Verbindlichkeiten fristgerecht zu begleichen. Die Erfolgschancen von Tracing-Anfragen beim Einwohnermeldeamt nach vorheriger Datenbankabfrage einer Wirtschaftsauskunftei liegen im Bereich zwischen 60 und 90 Prozent. Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer einer Einwohnermeldeamt-Anfrage beträgt drei bis zwölf Werktage.

Info:
Wenn Sie Auskünfte von einem Einwohnermeldeamt erhalten möchten, müssen Sie Ihr berechtigtes Interesse im Zweifel nachweisen können. Sie müssen im Besitz von Unterlagen sein, der Ihre Ansprüche gegenüber einem säumigen Konsumenten nachweist. Auskunftsberechtigt sind in der Regel nur Firmenkunden, Freiberufler und Solo-Selbstständige. Die Auskunftsansprüche von Privatpersonen sind sehr eingeschränkt.
 

Diese Methoden finden beim professionellen Tracing Anwendung:
 

• Plausibilitätsprüfung (Existenz der Postleitzahl, des Straßennamens und der Hausnummer)
• Identifizierung temporärer Adressen
• Abgleich mit internen Datenbeständen und den Datenbeständen professioneller Wirtschaftsauskunfteien
• EMA-Anfrage bei Einwohnermeldeämtern
• Abgleich mit Insolvenz- und Umzugsdatenbanken

Wirtschaftsauskunfteien – Tracing-Profis im Forderungsmanagement

Während die Möglichkeiten einzelner Personen oder Unternehmen bei der Durchführung erfolgreicher Tracing-Maßnahmen begrenzt sind, haben professionelle Wirtschaftsauskunfteien umfangreiche Möglichkeiten zur Ermittlung von Adressdaten. Das Kapital dieser Auskunfteien besteht, neben dem entsprechenden Know-how, in einem umfangreichen Datenbestand, der über viele Jahre hinweg aufgebaut und gepflegt wurde. Darüber hinaus spielt die Vernetzung mit externen Datenquellen eine wichtige Rolle. Neben der reinen Adressermittlung führen die großen Auskunfteien auch Bonitätsprüfungen und Adress-Validierungen durch. Einige übernehmen auch das komplette Mahnwesen und Forderungsmanagement.
 

Diesen Nutzen verspricht erfolgreiches Tracing

Ist die korrekte Anschrift eines säumigen Kunden erst einmal ermittelt und validiert, können Sie sämtliche weiteren Schritte des Inkasso-Prozesses auf diesen Daten aufbauend in die Wege leiten. Dazu gehören gerichtliche Mahnverfahren ebenso wie die Einleitung polizeilicher Ermittlungen bei Betrugsfällen.

Tipp:
Ein Teil der Tracing-Profis bietet neben den postalische Daten auch die Ermittlung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen an. Durch die Kontaktaufnahme via Telefon oder Mailing lassen sich unter Umständen langwierige und kostenintensive Mahnverfahren erheblich abkürzen oder sogar vermeiden.
 

Kosten/Nutzen-Analyse als Entscheidungsgrundlage im Forderungsmanagement

Unabhängig davon, ob Sie Tracing-Maßnahmen intern durchführen oder einen externen Dienstleister beauftragen, können Ihnen erhebliche Kosten entstehen. Ob und in welchem Umfang Tracing bei der Beitreibung einer Forderung sinnvoll ist, hängt nicht zuletzt von der Höhe der Forderung ab. Handelt es sich um Konsumenten oder Geschäftskunden, die vergleichsweise wenige Geschäfte mit einem hohen Auftragsvolumen abwickeln, sind möglicherweise eigene, tiefergehende Tracing-Maßnahmen sinnvoll. Handelt es sich um eine große Anzahl an Kunden, die nur geringe Beträge schuldig bleiben, kann ein routiniertes Inkasso-Unternehmen die günstigere Lösung sein.
 

Tracing als Geschäftsmodell

Mit den steigenden Geschäftsvolumina im E-Commerce nimmt auch die Zahl an offenen Forderungen in diesem Geschäftsbereich zu. Mit dem steigenden Bedarf an Tracing-Maßnahmen hat sich ein eigener Dienstleistungszweig entwickelt, der sich ausschließlich mit dem Tracing befasst. Kleine und mittelständische Unternehmen ermitteln teils in zeitintensiver Detektivarbeit die Adressdaten säumiger Konsumenten, indem sie auf Datenbestände der Wirtschaftsauskunfteien und der Einwohnermeldeämter zugreifen. Auch Umzugsmeldungen und Insolvenzdateien sind mögliche Informationsquellen beim Tracing.
 

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