Digitalisierung der Kommunen als Chance für verbessertes Forderungsmanagement

Die Digitalisierung der Kommunen bietet attraktive Möglichkeiten, das Forderungsmanagement auf kommunaler Ebene zu optimieren. Verbesserungspotenzial ergibt sich aus der Zusammenarbeit zwischen mehreren Kommunen. Aber auch das Outsourcing an private Finanzdienstleister ist eine attraktive Option.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Digitalisierung der Kommunen eröffnet erhebliches Einsparpotenzial im Bereich des kommunalen Forderungsmanagements.
• Eine attraktive Möglichkeit, die für mehr Wirtschaftlichkeit im Forderungsmanagement der Kommunen sorgt, ist der Zusammenschluss mehrerer Kommunen in einzelnen Verwaltungsbereichen.
• Bei sämtlichen nicht hoheitlichen Aufgaben kann die Privatwirtschaft und insbesondere die Finanzdienstleistungsbranche einen wertvollen Beitrag auf dem Weg zur Digitalisierung der Kommunen leisten.

Forderungsmanagement als Komponente der kommunalen Finanzplanung

Die Optimierung des kommunalen Forderungsmanagements erfordert eine ganzheitliche Sicht auf sämtliche in den Forderungsprozess involvierte Einheiten der Verwaltung. Die relevanten Vorgänge reichen von der Forderungsentstehung bis zur Realisierung oder Wertberichtigung durch Niederschlagung. Neben kommunalen Einheiten können auch externe Dienstleister im Rahmen von Outsourcing-Prozessen an der Digitalisierung der Kommunen beteiligt sein.

Diese Ziele werden mit der Optimierung des kommunalen Forderungsmanagements verfolgt:

• Das Verzugsrisiko kommunaler Forderungen wird im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen minimiert
• Die kommunale Liquidität wird verbessert, ohne höhere Kapitalkosten zu verursachen.
• Ausfallrisiken werden verringert, Wertberichtigungen können dadurch vermieden werden.
   

Diese Forderungen sind Gegenstand des kommunalen Forderungsmanagements

Der überwiegende Teil der kommunalen Forderungen betrifft den öffentlich-rechtlichen Bereich:

• Gebühren und Beiträge
• Gewerbe-, Hunde- und Vergnügungssteuer
• Grundsteuer A und Grundsteuer B
• Forderungen aus Transferleistungen
• Kostenerstattungen, Bußgelder und Säumniszuschläge

Dazu kommen privatrechtliche Forderungen die sich aus Verkäufen, Mieten und Pachten sowie Eintrittsgeldern ergeben.
 

Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen

Die internen Geschäftsprozesse und Workflows der kommunalen Verwaltung bergen erhebliches Optimierungspotenzial. Forderungen durchlaufen mehrere Prozessschritte, die allesamt in das Rechnungswesen einer Kommune eingebunden sind und bei der Digitalisierung einer Kommune berücksichtigt werden müssen. Die Prozesse reichen von der Entstehung der Forderung über die endgültige Erledigung durch eine fristgerechte Bezahlung. Wird eine Zahlung nicht fristgerecht geleistet, erfolgt eine Mahnung und weitere Beitreibungsmaßnahmen. Gegebenenfalls steht am Ende die Niederschlagung, verbunden mit einer Wertberichtigung. Wie komplex die Verflechtungen innerhalb der kommunalen Behörden sind, zeigt die Beteiligung gleich mehrerer Ämter am Forderungsmanagement. Während die Fachämter als Gläubiger der Forderungen auftreten, sind Debitorenbuchhaltung und die Vollstreckung mit dem Rechnungswesen und der Beitreibung der offenen Forderungen betraut. Die Vereinfachung dieser Beziehungen und das Outsourcing bieten Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen:

• Rechnungsstellung, Kostenmitteilung und Versand
• Buchung der Forderung
• Mahnung bei nicht erfolgtem Zahlungseingang
• Vollstreckung oder gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren bei privatrechtlichen Forderungen
• Niederschlagung und Wertberichtigung

Interkommunale Zusammenarbeit als Optimierungsmöglichkeit des kommunalen Forderungsmanagements

Die administrativen Geschäftsprozesse im Forderungsmanagement unterschiedlicher Gemeinden gleichen sich häufig stark. Sie bieten Möglichkeiten zur weiteren Standardisierung im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen und zur kosteneffizienten Bearbeitung durch eine Erhöhung der Fallzahlen. Optimierungspotenzial bieten insbesondere der interkommunale Vollstreckungsdienst, interkommunale Gemeinschaftskassen und interkommunale Kassenverbände. 

Bildung interkommunaler Vollstreckungsdienste
Im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen ist die Zusammenführung des Vollstreckungsdienstes sowie des Vollstreckungsaußendienstes mehrerer Kommunen eine Möglichkeit zur Rationalisierung. Durch die Digitalisierung der Kommunen wird den Gläubigerkommunen eine Schnittstelle zur Buchhaltung und zum Mahnwesen bereitgestellt.

Bildung interkommunaler Gemeinschaftskassen
Im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen können Gemeinschaftskassen gebildet werden, die mit Aufgaben des Zahlungsverkehrs, des Mahnwesens und der Vollstreckung betraut werden.

Bildung interkommunaler Steuer- und Kassenverbände
Auch interkommunale Steuer- und Kassenverbände sind eine Möglichkeit, die sich im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen realisieren lassen. Arbeitsschwerpunkte können Veranlagung, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Vollstreckung sein.

Je nach Größe der Kommunen kann es sinnvoll sein, nach der Digitalisierung der Kommunen die Zusammenarbeit auf ausgewählte Teilprozesse zu begrenzen. In Betracht kommt ebenfalls eine Aufgabenteilung, die den Kompetenzen in einzelnen kommunalen Verwaltungen entspricht. Dazu gehören Spezialverfahren der Vollstreckung oder auch die Zwangsversteigerung von Grundstücken. Für kleinere Gemeinden sinnvoll ist auch die Aufteilung des Auf- und Ausbaus der IT-Infrastruktur, die eine Grundvoraussetzung für die Digitalisierung der Kommunen darstellt.

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Diese Chancen liegen im Outsourcing des Forderungsmanagements

Eine weitere Option, die sich aus der Digitalisierung der Kommunen ergibt, ist das Outsourcing des Forderungsmanagements an private Finanzdienstleister. Diese Möglichkeiten werden allerdings nach wie vor kontrovers diskutiert, da sie zumindest teilweise hoheitliche Aufgaben berühren. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Forderungsbeitreibung auf der Grundlage der Verwaltungsvollstreckungsgesetze der Länder genannt. Damit ist die Androhung, Festsetzung und Ausübung von Zwangsmitteln gemeint. Die Privatisierung dieses Sektors ist nach der geltenden Gesetzeslage ausgeschlossen.

Den privatrechtlichen Forderungen liegt die Zivilprozessordnung zu Grunde. Auf dieser Basis lassen sich durchaus Aufgaben im Rahmen der Digitalisierung der Gemeinden an private Dienstleister übertragen.

Möglichkeiten zum Outsourcing an private Dienstleister bieten sich im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen beispielsweise im Bereich der ressourcenintensiven Vorbereitung der Beitreibungsprozesse. Hier können die erfolgreichen Player des privaten Forderungsmanagements ihre jahrelange Erfahrung ausspielen.

Diese Hürden müssen überwunden werden

Die derzeitige Zurückhaltung der Kommunen bei der Einbeziehung privater Dienstleister ist ganz überwiegend darauf zurückzuführen, dass in vielen Bereichen Rechtsunsicherheit herrscht. Bei einer ganzen Reihe von möglichen Aufgaben ist abschließend nicht geklärt, ob es sich um hoheitliche Angelegenheiten handelt oder um solche, die im Rahmen der Digitalisierung der Kommunen an private Dienstleister abgegeben werden können.

Diese Chancen bietet die Beteiligung privater Unternehmen an der Digitalisierung der Kommunen

Im Rahmen von Öffentlich-Privaten-Partnerschaften (ÖPP oder englisch Public-Private-Partnership, PPP) wird die Zusammenarbeit zwischen der öffentlichen Hand und privaten Unternehmen vertraglich geregelt. Derartige Partnerschaften sind aufgrund des umfassenden Know-hows von Finanzdienstleistern auch im Bereich der Digitalisierung der Kommunen vorteilhaft. Das private Partnerunternehmen übernimmt die Verantwortung für die effiziente Realisierung einer Leistung. Der öffentlichen Hand obliegt die Kontrolle darüber, dass gemeinwohlorientierte Ziele verfolgt werden.

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