Der erste Zahlungsausfall – Was tun?

Zahlungsausfall:

Ein Zahlungsausfall beschreibt das Ausbleiben einer vereinbarten Zahlung. Anders gesagt: Ihr Kunde zahlt Ihre Rechnung nicht und Ihnen fehlt das fest eingeplante Geld in der Kasse. Nun sollten Sie dringend tätig werden und Ihr Recht einfordern – oder die Aufgabe an einen Dienstleister delegieren.

Was ist ein Zahlungsausfall?

Das Recht definiert einen Zahlungsausfall als sogenannte Zahlungsstörung. Diese tritt ein, wenn ein Konsument die vertraglich vereinbarte Zahlung nicht oder nicht termingerecht leisten kann. Grundlage ist hierbei das Bürgerliche Gesetzbuch. Dabei ist es grundsätzlich unerheblich, ob es sich bei dem Kunden um einen Verbraucher oder ein Unternehmen handelt.

Für Sie als Unternehmer hat ein Zahlungsausfall unmittelbare wirtschaftliche Auswirkungen auf Ihren laufenden Betrieb. Hinzu kommen langfristige Folgen auf das betreffende Geschäftsverhältnis zwischen Ihnen und dem Konsumenten. Nicht selten führen Zahlungsausfälle auch zu Stress und Mehrarbeit beim Gläubiger. Vor allem diese Belastungen führen oft dazu, dass Unternehmen ihr Forderungsmanagement an einen externen Dienstleister wie Lowell übertragen.

Schon gewusst? Kaufverträge mit festgelegtem Zahlungsziel oder Zahlungstermin bedürfen keiner Mahnung, um den Konsumenten in Verzug zu setzen. Bei nicht kalendermäßig bestimmten Zahlungsstörungen gerät der Schuldner automatisch nach 30 Tagen in Verzug, muss aber noch mit einer gesonderten Mahnung darauf hingewiesen werden.

Erste Schritte bei erstmaligem Zahlungsausfall

Die Erfahrung lehrt, dass eine zu milde Reaktion auf den ersten Zahlungsausfall meist dazu führt, dass der Kunde beim nächsten oder übernächsten Mal ebenfalls nicht zahlt. Bedenken Sie: Eine verspätete Zahlung hat für den Konsumenten viele Vorteile. Er bleibt liquide und hat meist schon die Leistung von Ihnen erhalten.

Eine erste, freundliche Zahlungserinnerung ohne Aufschläge macht dem Schuldner klar, dass Sie die Rechnung nicht vergessen haben und belastet trotzdem nicht gleich Ihr Verhältnis zum Kunden.

Regiert der Schuldner nicht oder weigert sich, seinen Zahlungsausfall zu begleichen, sollten Sie eine Mahnung mit Verzugsgebühren verschicken. Weitere Milde ist nun nicht mehr geboten, denn der Vorfall wird Ihre Geschäftsbeziehungen nachhaltig belasten, wenn er nicht professionell geklärt wird. Oft wird spätestens an diesem Punkt ein Anwalt oder ein Dienstleister für Forderungsmanagement zu Rate gezogen.

Was macht ein Dienstleister für Forderungsmanagement?
Dienstleister wie Lowell interagieren in Ihrem Auftrag mit dem säumigen Konsumenten und entlasten Sie so von der unangenehmen Aufgabe des Mahnens. Lowell prüft die verfügbaren Daten des Kunden und setzt sich mit ihm in Verbindung, um eine Lösung zu finden. Dank großer Erfahrung und kompetenter Mitarbeiter kommt es sehr häufig zu einer zufriedenstellenden Lösung für alle Beteiligten.

Wiederholungstäter – Wenn der Zahlungsausfall zum Normalfall wird

Wenn Sie des Öfteren von einem Zahlungsausfall betroffen sind, lohnt es sich, die Häufigkeit und die Umstände genau zu dokumentieren und zu analysieren. Nicht selten sind es nur wenige Kunden, die Ihren gesamten Cash Flow durcheinanderbringen. Dann sollten Sie sich überlegen, ob ein Konsument mit ständigem Zahlungsausfall weiterhin Ihr Kunde bleiben sollte.

Letzter Ausweg: Mahnverfahren

Wenn Zahlungserinnerungen und freundliche Worte nicht mehr ausreichen, kommt es im Falle eines Zahlungsausfalls zu einem Mahnverfahren. Dabei wird zwischen zwei Formen unterschieden: dem gerichtlichen und dem außergerichtlichen Mahnverfahren, wobei eine außergerichtliche Einigung stets vorzuziehen ist.

Zahlungsausfälle vermeiden: konkrete Tipps

Neben einem effektiven Prozess im Falle eines Zahlungsausfalls können Sie einiges dafür tun, ihn überhaupt zu vermeiden. Mit diesen einfachen Maßnahmen haben Sie bereits optimal vorgesorgt:

• Gestalten Sie den Kaufvertrag eindeutig und rechtskonform. So hat der Konsument später keinen Angriffspunkt, um über seinen Zahlungsausfall zu diskutieren.
• Achten Sie bei der Rechnungsstellung auf eine eindeutige und rechtssichere Formulierung. So schließen Sie Nachteile in einem möglichen Mahnverfahren aus.
• Vereinbaren Sie einen Eigentumsvorbehalt oder eine Sicherungsübereignung. So bleiben Sie Eigentümer Ihrer Ware bis zur Zahlung, auch wenn diese sich schon im Besitz des Konsumenten befindet.
• Identifizieren Sie potentielle Kandidaten für einen Zahlungsausfall. Bonitätsprüfungen und amtliche Auskünfte zeigen Ihnen, welche Kunden Probleme bereiten könnten.

Prüfen Sie Ihre Kundenakten. Vermerken Sie Zahlungsausfälle und gleichen Sie Zahlungseingänge und Rechnungen regelmäßig ab. So erhalten Sie eine Übersicht über die Zahlungswilligkeit und Pünktlichkeit Ihrer Kunden.