So verbessern Sie die Debitorenlaufzeit Ihres Unternehmens

Die Debitorenlaufzeit, auch Days Sales Outstanding (kurz: DSO) genannt, ist ein wesentlicher Indikator für die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Sie beschreibt die Zeitspanne, die ein Unternehmen benötigt, um seine ausstehenden Kundenrechnungen einzufordern. Kurze Debitorenlaufzeiten können darauf hindeuten, dass das Unternehmen über einen soliden Kundenstamm verfügt, der regelmäßig pünktlich zahlt. Dagegen sind längere Laufzeiten ein Anzeichen dafür, dass das Unternehmen Schwierigkeiten mit den Zahlungskonditionen und -praktiken hat.

Eine Verbesserung bzw. Verkürzung der Debitorenlaufzeit ist insofern wichtig, als sie sich direkt auf den Cashflow eines Unternehmens auswirkt. Ein schnellerer Forderungseingang bedeutet, dass das Unternehmen seine Liquidität effizienter verwalten und die Geschäftstätigkeit ohne finanzielle Engpässe fortführen kann. Darüber hinaus stärken kürzere Debitorenlaufzeiten das Vertrauen potenzieller Investoren und Partner, da sie als Zeichen einer gesunden Finanzlage und einer starken Kundenbeziehung angesehen werden.

In unserem Artikel erklären wir, wie Unternehmen ihre Debitorenlaufzeit effektiv verbessern und welche konkreten Maßnahmen hierfür zur Verfügung stehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Um die Laufzeit der Debitoren zu verbessern, sollten bestehende Prozesse auf den Prüfstand gestellt und im Anschluss zielgerichtet optimiert werden.
• Der DSO kann durch eine Reihe von Maßnahmen verbessert werden – darunter automatisierte Zahlungserinnerungen, die Optimierung von internen Prozessen sowie Anpassungen der bestehenden Konditionen.
• Um die Debitorenlaufzeit fortlaufend zu verbessern, sollten die getroffenen Maßnahmen in regelmäßigen Abständen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden.
• Die Zusammenarbeit von Finanzinstituten und internen Abteilungen ist elementar für die erfolgreiche Laufzeit-Verbesserung.

Welche Faktoren wirken sich auf die Debitorenlaufzeit aus?

Die Debitorenlaufzeit sagt viel über ein Unternehmen aus und bietet einen detaillierten Einblick in die Liquidität. Eine hohe Debitorenlaufzeit ist schlecht für ein Unternehmen und birgt finanzielle Risiken. Ist die Zahl in den letzten Quartalen jedoch gesunken, kann dies entsprechend positiv gedeutet werden.

Parallel dazu sind aber auch weitere Faktoren ausschlaggebend. Beispielsweise hängt die Zahlungsmoral nicht nur von der Beziehung zwischen Kundschaft und Unternehmen ab, sondern ist auch von Land zu Land unterschiedlich. Internationale Geschäfte sind hiervon also besonders betroffen.

Aber auch die Branchenzugehörigkeit hat Einfluss auf die Debitorenlaufzeit:  Sie ist ausschlaggebend für die durchschnittliche Lieferzeit und damit auch für Zahlungsziele. Die Debitorenlaufzeit im Großhandel liegt beispielsweise bei 30 Tagen, im Einzelhandel dagegen bei 10 Tagen. Auch der Zahlungsverzug variiert je nach Branche: Im Baugewerbe sind Verzögerungen von durchschnittlich 17 Tagen gängig, in einem Elektrofachhandel dagegen knapp zehn Tage.

Schließlich beeinflussen aber auch individuelle Vertragskonditionen die Debitorenlaufzeit. Unternehmen, die ausschließlich Vorkasse als Zahlungsmittel anbieten, werden deutlich andere Ergebnisse erhalten als vergleichbare Betriebe, die ein späteres Zahlungsziel haben.

Die Debitorenlaufzeit ist also von verschiedenen Faktoren abhängig und kann daher auch durch verschiedene Maßnahmen verbessert werden. Für die Festlegung finanzieller Ziele im Rahmen der DSO sollten sich Unternehmen am brancheninternen Durchschnitt orientieren, aber auch interne und externe Einflüsse identifizieren.

DSO: So berechnen Sie die Debitorenlaufzeit

Die Datenanalyse von aktuellen Prozessen bietet Ihnen ein besseres Verständnis dafür, welche konkreten Herausforderungen bewältigt werden müssen. Anhand präziser und tiefgreifender Analysen identifizieren Sie interne Prozessfehler und Verzögerungen im Unternehmen. So gelangen Sie zu einer realistischen Einschätzung des Status Quo und können auf dieser Grundlage geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Debitorenlaufzeit treffen.

Für die Analyse werden insbesondere zwei Faktoren berücksichtigt: Zum einen die durchschnittlichen Forderungen und zum anderen die Summe der Bruttoumsatzerlöse. Für eine korrekte Berechnung der Debitorenlaufzeit müssen Unternehmen in jedem Fall die gesetzliche Mehrwertsteuer in den Umsatzerlösen berücksichtigen.

Zur Ermittlung der Debitorenlaufzeit müssen die Quartalsergebnisse mit 90 Tagen und die Jahresergebnisse mit 360 respektive 365 Tagen multipliziert werden. Zuvor werden die Forderungen durch den Umsatz dividiert. Es bleibt dem Unternehmen überlassen, ob auch Barzahlungen in die Forderungslaufzeit einbezogen werden oder ob nur der Umsatz auf das Zahlungsziel angerechnet wird.

Die Formel zur Berechnung der Debitorenlaufzeit lautet:

DSO = (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen : Umsatzerlöse) x gewählter Zeitraum in Tagen

Welche Maßnahmen verbessern die Debitorenlaufzeit im Unternehmen?

Um die Debitorenlaufzeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern, stehen Ihnen verschiedene Hebel und Maßnahmen zur Verfügung. Nachdem Sie den Status Quo und die aktuelle Debitorenlaufzeit ermittelt haben, müssen im nächsten Schritt realistische Ziele festgelegt werden, die eindeutig formuliert und messbar sind. Erst dann können die neuen Prozesse und Aufgaben einzelnen Mitarbeitenden oder ganzen Abteilungen zugeordnet werden.

Zu den Maßnahmen für eine Verbesserung der Debitorenlaufzeit gehören:

• Proaktive Kommunikation: Ein regelmäßiger, zuvorkommender und freundlicher Kontakt mit der Kundschaft fördert das Vertrauen in ein Unternehmen. Die Beziehung wird gestärkt und die Zahlungsmoral der Kunden dadurch gefördert. Automatisierte Zahlungserinnerungen via E-Mail sind eine sichere und effiziente Methode, um die Debitorenziele zu verbessern.
• Erhöhung des Eigenkapitals: Besonders wenn die Debitorenziele weit von der aktuellen Debitorenlaufzeit entfernt liegen, kann das Eigenkapital eine wichtige Stellschraube sein. Dabei können entweder neue Gesellschafter hinzugezogen werden oder die Eigenkapitaleinlagen erhöht werden.
• Online-Zahlung: Mit digitalen Zahlungsmöglichkeiten wie die SofortÜberweisung oder PayPal bieten Unternehmen ihrer Kundschaft eine schnelle und unkomplizierte Lösung zur Zahlungsabwicklung. Durch ein ausgebautes Zahlungsangebot etabliert sich das Unternehmen zudem als moderner und seriöser Anbieter, während gleichzeitig die Hemmschwelle für die Kaufentscheidung gesenkt wird.
• Verkürzung der Zahlungsziele: Auch eine Anpassung der Zahlungsfristen kann eine Möglichkeit sein, um die finanziellen Flüsse eines Unternehmens liquide zu halten.
• Skonto: Mit einem Rabatt oder Preisnachlass für eine schnellere Zahlung wird nicht nur die Zahlungsmoral der Kundschaft gefördert, sondern auch die Beziehung zwischen Unternehmen und Käufer gestärkt.
• Verträge: Auch in den vertraglichen Bestimmungen verstecken sich Faktoren, die die Debitorenlaufzeit beeinflussen. Eine Optimierung der bestehenden Konditionen kann eine Verzögerung im Zahlungsprozess reduzieren.
• Factoring: Wenn Kunden nicht in der Lage sind, die geforderten Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen, kann Factoring eine effiziente Lösung sein. Durch den Verkauf offener Forderungen an Dritte kann die Debitorenlaufzeit verbessert werden, da ein finanzieller Spielraum entsteht, der dem eigentlichen Umsatz des Unternehmens entspricht.
• Finanzinstitute: Das A und O für Unternehmen ist eine gute Beziehung zu Finanzinstituten. Die Pflege einer wohlwollenden, transparenten und freundlichen Beziehung ist hier genauso wichtig wie mit der Kundschaft selbst.

Anhand dieses Maßnahmenkatalogs schaffen Sie es, die Prozesse rund um das Debitorenmanagement langfristig zu optimieren und die Forderungslaufzeit effektiv zu verkürzen. Die Voraussetzung hierfür sind jedoch regelmäßige DSO-Analysen, mithilfe derer Sie weitere Optimierungspotenziale identifizieren.

Fazit: Win-Win mit den passenden Maßnahmen

Wird die Debitorenlaufzeit im Unternehmen verbessert, wird zugleich auch ihre finanzielle Leistung gesteigert: Ausgaben im Zuge des Debitorenmanagements werden gesenkt und die Zahlungsmoral der Kundschaft effektiv verbessert. Dies wirkt sich unmittelbar auf den Cashflow des Unternehmens aus und vergrößert die finanziellen Spielräume.

Damit Unternehmen auch langfristig von den Ergebnissen profitieren, ist eine kontinuierliche Anpassung und Überwachung notwendig. Parallel dazu spielt die Kombination verschiedener Maßnahmen bei der Verbesserung der Debitorenlaufzeit eine entscheidende Rolle. Klug eingesetzt, können sie nicht nur die Bindung zu Kundschaft und Finanzinstituten stärken, sondern auch die Zusammenarbeit im Unternehmen fördern.

Mithilfe digitaler Lösungen werden die Prozesse zusätzlich vereinfacht. So helfen beispielsweise KI-Technologien dabei, bestimmte Aufgaben im Debitorenmanagement zu automatisieren. Hierdurch können Sie in Ihrem Unternehmen einen besseren Überblick über die laufenden Prozesse behalten und diese gleichzeitig gezielt beschleunigen. Durch die konstante Überwachung werden die Ziele besser eingehalten, während Problemstellen schneller identifiziert und behoben werden.

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